Đấu thầu quà Tết công đoàn: Hồ sơ và những điều cần chuẩn bị

Đấu thầu quà Tết công đoàn: Hồ sơ và những điều cần chuẩn bị thường xoay quanh 5 nhóm việc chính: xác định nhu cầu và ngân sách, xây yêu cầu kỹ thuật cho phần quà, chuẩn bị hồ sơ của nhà cung cấp, báo giá/hồ sơ dự thầu và phương án giao hàng – nghiệm thu. Tuy nhiên, không phải mọi đơn mua quà Tết công đoàn đều bắt buộc thực hiện theo cùng một hình thức đấu thầu; cách mua sắm còn phụ thuộc nguồn kinh phí, loại đơn vị, giá trị gói mua và quy chế áp dụng của bên mua.

Thật ra, những gói quà Tết vài trăm đến vài nghìn phần thường không khó ở chuyện tìm đủ bánh, dầu ăn hay nước mắm. Khó nhất là hồ sơ phải khớp, hàng mẫu phải đúng, sản phẩm giao thực tế phải giống hồ sơ đã chào và số lượng lớn vẫn phải giao đủ, đúng hạn.

MỤC LỤC

1. Đấu thầu quà Tết công đoàn là gì?
2. Có phải đơn quà Tết công đoàn nào cũng đấu thầu?
3. Bên mời mua cần chuẩn bị những gì?
4. Nhà cung cấp cần chuẩn bị hồ sơ gì?
5. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp gồm gì?
6. Hồ sơ năng lực cần thể hiện những gì?
7. Báo giá quà Tết nên trình bày thế nào?
8. Danh mục sản phẩm cần ghi những thông tin gì?
9. Có cần chuẩn bị hàng mẫu không?
10. Hồ sơ nguồn gốc và chất lượng sản phẩm gồm gì?
11. Cần kiểm tra hạn sử dụng thế nào?
12. Cách xây cấu hình một phần quà Tết
13. Đấu thầu 500–1.000–5.000 phần cần lưu ý gì?
14. Bao bì quà Tết cần mô tả thế nào?
15. Có cần in logo công đoàn hoặc doanh nghiệp không?
16. Phương án giao nhiều điểm cần chuẩn bị ra sao?
17. Hồ sơ tiến độ thực hiện gồm gì?
18. Nghiệm thu quà Tết thế nào?
19. Những lỗi thường làm hồ sơ bị đánh giá thấp
20. Có nên thay sản phẩm sau khi đã chào?
21. Cách tính giá một phần quà
22. Cách dự phòng biến động nguồn hàng
23. Cách chọn nhà cung cấp quà Tết công đoàn
24. Quy trình HowTo
25. FAQPage

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ LÀ GÌ?

Đấu thầu quà Tết công đoàn có thể hiểu đơn giản là quá trình bên có nhu cầu mua quà Tết tổ chức lựa chọn nhà cung cấp theo hồ sơ, tiêu chí, giá và phương án thực hiện đã xác định.

Một gói mua thường có những nội dung như:

• Số lượng phần quà.
• Ngân sách dự kiến.
• Danh mục sản phẩm.
• Quy cách từng sản phẩm.
• Yêu cầu bao bì.
• Hạn sử dụng.
• Hồ sơ nguồn gốc.
• Thời gian giao.
• Địa điểm giao.
• Điều kiện nghiệm thu.
• Hồ sơ thanh toán.

Ví dụ công đoàn cần 2.000 phần quà Tết.

Mỗi phần có:

• 1 chai dầu ăn.
• 1 chai nước mắm.
• 1 gói đường.
• 1 hộp bánh.
• 1 sản phẩm đồ uống.
• 1 túi hoặc hộp quà.

Nhà cung cấp không chỉ báo tổng giá 2.000 phần.

Thường còn phải chứng minh mình có khả năng cung cấp đúng cấu hình, đúng số lượng và giao đúng thời điểm.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ CÓ PHẢI ĐƠN NÀO CŨNG BẮT BUỘC ĐẤU THẦU KHÔNG?

Không. Không nên mặc định mọi hoạt động mua quà Tết công đoàn đều bắt buộc áp dụng một hình thức đấu thầu giống nhau.

Cách lựa chọn nhà cung cấp có thể phụ thuộc vào:

• Nguồn tiền sử dụng.
• Loại hình đơn vị.
• Giá trị gói mua.
• Quy chế tài chính.
• Quy chế mua sắm nội bộ.
• Yêu cầu của đơn vị cấp trên.
• Quy định pháp luật áp dụng tại thời điểm mua.

Trong thực tế có đơn vị thực hiện:

• Lấy nhiều báo giá.
• So sánh nhà cung cấp.
• Chào giá cạnh tranh.
• Mời chào hàng.
• Lựa chọn theo quy trình nội bộ.
• Tổ chức lựa chọn nhà thầu theo quy định áp dụng cho gói mua cụ thể.

Vậy nên trước khi làm hồ sơ, bên mua cần xác định chính xác mình đang áp dụng hình thức nào.

Nhà cung cấp cũng nên hỏi ngay:

“Đây là hồ sơ báo giá, hồ sơ chào hàng hay hồ sơ dự thầu theo bộ yêu cầu cụ thể?”

Chỉ một câu này tránh làm sai cả bộ tài liệu.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ THÌ BÊN MUA CẦN CHỐT NHỮNG GÌ?

Bên mua nên chốt nhu cầu thật rõ trước khi mời nhà cung cấp báo giá.

Tối thiểu cần xác định:

1. Số lượng phần quà.
2. Ngân sách dự kiến/phần.
3. Đối tượng nhận.
4. Thành phần bắt buộc.
5. Thương hiệu nếu có yêu cầu.
6. Quy cách từng sản phẩm.
7. Bao bì.
8. Hạn sử dụng tối thiểu mong muốn.
9. Ngày giao.
10. Địa điểm giao.
11. Cách nghiệm thu.
12. Hồ sơ cần nộp.

Ví dụ chỉ ghi:

“01 phần quà Tết trị giá 500.000 đồng”

thì mỗi nhà cung cấp có thể chào một cấu hình hoàn toàn khác.

Khó so sánh.

Nếu ghi rõ:

• Dầu ăn: 1 chai, quy cách X.
• Nước mắm: 1 chai, quy cách Y.
• Đường: 1kg.
• Bánh: 1 hộp.
• Cà phê: 1 hộp.
• Túi quà: 1 cái.

thì việc đánh giá dễ hơn rất nhiều.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ THÌ NHÀ CUNG CẤP CẦN NHỮNG HỒ SƠ NÀO?

Nhà cung cấp nên chuẩn bị hồ sơ theo đúng yêu cầu của từng gói mua, nhưng thông thường có thể chia thành 5 nhóm.

• Hồ sơ pháp lý.
• Hồ sơ năng lực.
• Hồ sơ sản phẩm.
• Hồ sơ thương mại/báo giá.
• Hồ sơ phương án thực hiện.

Một bộ hồ sơ thực tế có thể gồm:

• Thông tin doanh nghiệp.
• Giấy tờ đăng ký kinh doanh phù hợp.
• Thông tin thuế.
• Hồ sơ năng lực.
• Hợp đồng hoặc kinh nghiệm tương tự nếu được yêu cầu.
• Bảng báo giá.
• Danh mục sản phẩm.
• Hình ảnh mẫu.
• Quy cách sản phẩm.
• Hồ sơ/chứng từ liên quan đến hàng hóa theo yêu cầu.
• Phương án đóng gói.
• Tiến độ.
• Phương án vận chuyển.
• Cam kết đổi hàng lỗi.
• Điều kiện thanh toán.

Điều quan trọng nhất là đọc đúng bộ yêu cầu.

Đừng lấy hồ sơ của gói năm trước rồi thay ngày tháng và gửi lại.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ VỀ PHÁP LÝ GỒM NHỮNG GÌ?

Hồ sơ nhà cung cấp quà Tết thường cần thể hiện rõ tư cách của đơn vị cung cấp và thông tin pháp lý cần thiết theo yêu cầu của bên mua.

Có thể chuẩn bị sẵn:

• Tên đơn vị.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ.
• Người đại diện.
• Thông tin liên hệ.
• Ngành nghề liên quan.
• Tài khoản giao dịch nếu cần.
• Hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Thông tin xuất hóa đơn.

Một số gói có thể yêu cầu thêm tài liệu hoặc biểu mẫu riêng.

Khi đó phải làm đúng mẫu.

Nói thật, hồ sơ quà Tết nhiều khi bị chậm không phải vì hàng không có mà vì bên bán thiếu một giấy tờ nhỏ, phải bổ sung qua lại nhiều lần.

Làm hồ sơ hành chính gọn ngay từ đầu sẽ nhẹ hơn rất nhiều.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ TRONG HỒ SƠ NĂNG LỰC NÊN CÓ GÌ?

Hồ sơ năng lực nhà cung cấp quà Tết nên tập trung vào khả năng thực hiện đơn hàng chứ không cần viết dài như một cuốn catalogue.

Nên thể hiện:

• Giới thiệu ngắn về doanh nghiệp.
• Nhóm hàng đang cung cấp.
• Khả năng nhập số lượng lớn.
• Kho hàng.
• Nhân sự đóng gói.
• Phương tiện hoặc phương án vận chuyển.
• Khả năng giao nhiều địa điểm.
• Kinh nghiệm với doanh nghiệp/nhà máy nếu có.
• Hình ảnh các đơn hàng thực tế nếu phù hợp.
• Quy trình kiểm hàng.
• Khả năng xuất chứng từ theo yêu cầu.

Nếu gói cần 5.000 phần, bên mua quan tâm nhất là:

“Đơn vị này có làm nổi 5.000 phần đúng hạn không?”

Chứ không phải hồ sơ có 80 trang hay 120 trang.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ THÌ BÁO GIÁ NÊN TRÌNH BÀY THẾ NÀO?

Báo giá quà Tết công đoàn nên chi tiết đến từng sản phẩm và tổng giá mỗi phần nếu bộ yêu cầu cho phép.

Một bảng dễ kiểm có thể gồm:

Sau đó ghi:

• Giá một phần.
• Số lượng phần.
• Tổng giá trị.
• Thuế nếu áp dụng.
• Bao bì đã gồm hay chưa.
• Vận chuyển đã gồm hay chưa.
• Thời hạn hiệu lực báo giá.

Đừng để khách phải tự cộng xem một phần thực tế bao nhiêu tiền.

Bảng càng rõ thì khâu đánh giá càng dễ.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ KHI LẬP DANH MỤC SẢN PHẨM CẦN GHI GÌ?

Danh mục sản phẩm nên mô tả đủ để tránh giao một sản phẩm gần giống nhưng không đúng thứ đã được duyệt.

Nên ghi:

• Tên sản phẩm.
• Thương hiệu nếu yêu cầu.
• Dung tích/khối lượng.
• Quy cách đóng gói.
• Số lượng/phần.
• Xuất xứ hoặc thông tin liên quan nếu được yêu cầu.
• Hạn sử dụng.
• Hình ảnh minh họa nếu cần.

Ví dụ không nên chỉ ghi:

“Dầu ăn – 1 chai.”

Nên ghi rõ hơn theo đúng hồ sơ mời:

“Dầu ăn X – chai Y lít – số lượng 1 chai/phần.”

Khi đã chốt rõ ngay từ hồ sơ, đến lúc nghiệm thu ít tranh luận hơn.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ CÓ CẦN HÀNG MẪU KHÔNG?

Nếu bên mua yêu cầu thì nhà cung cấp nên chuẩn bị mẫu quà Tết hoàn chỉnh, không chỉ mang vài sản phẩm rời.

Một mẫu tốt nên cho thấy:

• Đúng sản phẩm.
• Đúng dung tích.
• Đúng bao bì.
• Cách sắp xếp.
• Túi/hộp hoàn chỉnh.
• Thiệp nếu có.
• Logo nếu có.

Mẫu đã duyệt rất quan trọng.

Sau khi chốt, nên:

1. Chụp hình mẫu.
2. Ghi mã mẫu.
3. Ghi danh sách thành phần.
4. Lưu một mẫu đối chứng nếu cần.
5. Dùng mẫu đó để QC hàng loạt.

Nếu 2.000 phần được đóng dựa trên một mẫu chuẩn thì việc kiểm rất dễ.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ VỀ NGUỒN GỐC VÀ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM GỒM GÌ?

Với thực phẩm – gia vị, nhà cung cấp nên chuẩn bị các tài liệu về sản phẩm theo đúng yêu cầu của bên mua và quy định áp dụng cho từng loại hàng.

Điều cần quan tâm là khả năng chứng minh:

• Hàng đúng nhãn.
• Hàng đúng quy cách.
• Có thông tin nhà sản xuất/đơn vị chịu trách nhiệm theo nhãn.
• Bao bì nguyên vẹn.
• Hạn sử dụng rõ ràng.
• Có chứng từ mua bán theo yêu cầu.
• Có tài liệu sản phẩm nếu hồ sơ yêu cầu.

Không nên ghi chung chung:

“Cam kết hàng chính hãng.”

Nếu bên mời mua yêu cầu hồ sơ cụ thể thì phải nộp đúng tài liệu cụ thể.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ VỀ HẠN SỬ DỤNG THẾ NÀO?

Quà Tết thực phẩm nên được kiểm hạn sử dụng theo từng SKU, không kiểm một phần rồi mặc định toàn bộ giống nhau.

Ví dụ mỗi phần có 6 món.

3.000 phần tức:

18.000 đơn vị sản phẩm.

Nên theo dõi:

• Tên hàng.
• Lô hàng.
• Hạn sử dụng.
• Số lượng.

Nếu có nhiều lô:

• Lô A: 1.500 sản phẩm.
• Lô B: 1.500 sản phẩm.

thì ghi nhận riêng.

Khi hồ sơ có yêu cầu mức hạn sử dụng còn lại tối thiểu, hàng giao phải đáp ứng đúng điều kiện đó.

Không nên chờ đóng xong mới phát hiện một SKU không đạt.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ KHI XÂY CẤU HÌNH MỘT PHẦN QUÀ RA SAO?

Một phần quà Tết công đoàn nên cân bằng giữa ngân sách, tính thiết thực và hình thức.

Có thể chia cấu hình thành:

• Nhóm gia vị.
• Nhóm thực phẩm.
• Nhóm bánh/kẹo.
• Nhóm đồ uống.
• Bao bì.

Ví dụ:

1. Dầu ăn.
2. Nước mắm.
3. Đường.
4. Hạt nêm.
5. Bánh.
6. Đồ uống.
7. Túi quà.

Với quà cho công nhân, hàng thiết thực thường dễ sử dụng hơn.

Không nhất thiết một phần phải có thật nhiều món.

Một bộ 6–7 sản phẩm rõ ràng, thương hiệu quen thuộc, đóng đẹp và đủ định lượng thường dễ nghiệm thu hơn một bộ 12 món nhỏ lẻ.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ CHO 500, 1.000 HAY 5.000 PHẦN KHÁC NHAU THẾ NÀO?

Số lượng càng lớn thì yêu cầu về nguồn hàng, đóng gói và vận chuyển càng quan trọng.

500 phần

Có thể tổ chức:

• Một line đóng hàng.
• Một khu QC.
• Một hoặc vài chuyến giao.

1.000 phần

Nên:

• Phân khu sản phẩm.
• Chia kiện.
• Dán mã.
• Có checklist.
• Kiểm theo lô.

5.000 phần

Cần tính kỹ:

• Nguồn từng SKU.
• Diện tích tập kết.
• Nhân sự.
• Năng suất đóng/ngày.
• Số ngày cần hoàn thành.
• Số xe.
• Nhiều điểm giao.
• Hàng dự phòng.

Ví dụ 5.000 phần × 7 sản phẩm:

35.000 đơn vị hàng hóa.

Con số này đủ lớn để một SKU thiếu 200 đơn vị làm ảnh hưởng cả tiến độ.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ CHO BAO BÌ CẦN MÔ TẢ GÌ?

Bao bì nên được xem như một hạng mục riêng trong hồ sơ.

Có thể mô tả:

• Túi hay hộp.
• Kích thước.
• Chất liệu.
• Màu sắc.
• Quai xách.
• Khả năng chịu trọng lượng.
• Có in logo hay không.
• Có thiệp hay không.

Với công nhân, túi chắc chắn đôi khi thực tế hơn hộp quá cầu kỳ.

Với khách hàng hoặc cán bộ quản lý, hộp quà có thể phù hợp hơn.

Quan trọng là bao bì phải chịu được tổng trọng lượng bên trong.

Không ai muốn một túi quà đẹp nhưng vừa xách ra khỏi công ty đã rách đáy.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ NẾU IN LOGO THÌ LÀM THẾ NÀO?

Nếu yêu cầu in logo công đoàn hoặc logo doanh nghiệp, cần chốt file trước khi sản xuất bao bì.

Nên có:

• File logo chuẩn.
• Màu logo.
• Kích thước.
• Vị trí.
• Nội dung lời chúc.
• Số lượng in.

Trước khi in hàng loạt:

1. Làm maket.
2. Duyệt nội dung.
3. Duyệt chính tả.
4. Duyệt màu.
5. Duyệt kích thước.

Một lỗi nhỏ trên 5.000 túi sẽ thành 5.000 lỗi.

Vậy nên khâu duyệt file đừng làm vội.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ KHI GIAO NHIỀU ĐIỂM RA SAO?

Nếu gói quà Tết giao nhiều nhà máy hoặc chi nhánh, hồ sơ thực hiện nên có phương án phân phối rõ ràng.

Ví dụ:

Mỗi lô nên có:

• Mã điểm giao.
• Số kiện.
• Số phần.
• Người nhận.
• Điện thoại.
• Ngày giao.
• Giờ giao.

Ví dụ:

NM-A-01/120.

Nhìn mã đã biết:

• Nhà máy A.
• Kiện 1.
• Tổng 120 kiện.

Đến lúc nghiệm thu rất tiện.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ TRONG PHƯƠNG ÁN TIẾN ĐỘ GỒM GÌ?

Phương án tiến độ nên trả lời được ba câu hỏi:

• Khi nào có đủ hàng?
• Khi nào đóng xong?
• Khi nào giao?

Ví dụ:

1. Ngày 1–3: tập kết hàng.
2. Ngày 4: kiểm hàng.
3. Ngày 5–7: đóng gói.
4. Ngày 8: QC.
5. Ngày 9–10: giao hàng.

Nếu đơn lớn, có thể chia:

• Line 1: 1.000 phần/ngày.
• Line 2: 800 phần/ngày.

Đừng cam kết “giao nhanh” nhưng không có cách tính năng suất.

Năng lực thật nằm ở việc mỗi ngày làm được bao nhiêu phần.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ KHI NGHIỆM THU THẾ NÀO?

Nghiệm thu nên đối chiếu với mẫu và danh mục đã được chốt.

Có thể kiểm:

• Số lượng.
• Sản phẩm.
• Thương hiệu.
• Quy cách.
• Bao bì.
• Hạn sử dụng.
• Tình trạng hàng.
• Logo.
• Thiệp.
• Số kiện.

Với đơn lớn, có thể:

• Kiểm tại line đóng.
• Kiểm ngẫu nhiên thành phẩm.
• Kiểm kiện trước xuất.
• Kiểm khi giao.

Một checklist rõ ràng sẽ dễ hơn tranh luận bằng trí nhớ.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ THƯỜNG GẶP NHỮNG LỖI NÀO?

Một số lỗi khá phổ biến:

• Báo sai quy cách.
• Thiếu tài liệu.
• Ghi sai tên sản phẩm.
• Đơn giá và thành tiền không khớp.
• Không ghi rõ bao bì đã gồm trong giá.
• Không ghi chi phí vận chuyển.
• Hình mẫu và hàng chào khác nhau.
• Hạn sử dụng không đáp ứng.
• Chào một SKU nhưng sau đó không đủ nguồn.
• File logo sai.
• Thời gian giao quá sát.
• Không tính chi phí giao nhiều điểm.

Nói thật, giá tốt mà hồ sơ lộn xộn cũng khiến bên mua rất khó làm việc.

Một bộ hồ sơ gọn, dễ kiểm và nhất quán thường tạo cảm giác tin cậy hơn.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ CÓ ĐƯỢC THAY SẢN PHẨM SAU KHI ĐÃ CHÀO KHÔNG?

Không nên tự ý thay sản phẩm sau khi đã được chấp thuận.

Nếu xảy ra tình trạng:

• Hết hàng.
• Ngừng sản xuất.
• Thay đổi bao bì.
• Thiếu số lượng.

thì nhà cung cấp nên thông báo cho bên mua và chỉ thay khi được chấp thuận theo quy trình của gói mua.

Phương án thay thế nên ghi rõ:

• Sản phẩm cũ.
• Sản phẩm mới.
• Quy cách.
• Giá.
• Lý do.
• Ảnh mẫu.

Tự đổi một chai 1 lít thành chai 900ml vì “giá tương đương” là việc rất dễ gây tranh chấp nghiệm thu.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ ĐỂ TÍNH GIÁ MỘT PHẦN QUÀ THẾ NÀO?

Có thể tính:

Giá một phần = Tổng giá sản phẩm + bao bì + in ấn + đóng gói + vận chuyển phân bổ + chi phí liên quan

Ví dụ minh họa:

• Sản phẩm: 430.000 đồng.
• Túi/hộp: 20.000 đồng.
• Thiệp/tem: 5.000 đồng.
• Đóng gói: 5.000 đồng.
• Vận chuyển phân bổ: 10.000 đồng.

Tổng:

470.000 đồng/phần.

Nếu 2.000 phần:

470.000 × 2.000 = 940.000.000 đồng.

Đây chỉ là ví dụ cách tính.

Khi lập báo giá chính thức phải sử dụng giá thực tế và cách tính thuế, chi phí theo đúng điều kiện của gói.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ ĐỂ DỰ PHÒNG BIẾN ĐỘNG NGUỒN HÀNG THẾ NÀO?

Nhà cung cấp nên khóa nguồn hàng trước khi cam kết đơn lớn.

Có thể làm:

1. Kiểm tồn thực tế.
2. Làm việc với nhà phân phối.
3. Xác nhận thời gian nhập.
4. Dự phòng một tỷ lệ hàng.
5. Xác định SKU thay thế nhưng chưa tự ý sử dụng.
6. Kiểm hạn sử dụng.

Ví dụ đơn cần:

3.000 chai dầu ăn.

Nếu kho chỉ có 800 chai mà 2.200 chai còn lại “đang hỏi” thì chưa thể xem là nguồn hàng đã chắc.

Đây là điểm rất thực tế.

Đơn Tết thường tập trung trong thời gian ngắn, nhiều doanh nghiệp cùng mua một loại hàng.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ KHI CHỌN NHÀ CUNG CẤP NÊN XEM GÌ?

Không nên chỉ nhìn giá thấp nhất.

Một nhà cung cấp quà Tết công đoàn tốt nên đáp ứng đồng thời:

• Hồ sơ rõ.
• Hàng đúng.
• Nguồn ổn định.
• Có mẫu.
• Đủ khả năng đóng gói.
• Kiểm hạn sử dụng.
• Có phương án giao hàng.
• Có khả năng xử lý đơn lớn.
• Có đầu mối chịu trách nhiệm.
• Có phương án xử lý hàng lỗi.

Nếu đơn 5.000 phần nhưng nhà cung cấp chỉ có một nhân viên phụ trách tất cả thì rủi ro vận hành khá cao.

Giá quan trọng.

Nhưng với đơn quà Tết cho hàng nghìn người, khả năng giao đúng ngày đôi khi còn quan trọng hơn chênh lệch một khoản nhỏ trên mỗi phần.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ TẠI PHÚ LỢI VĨNH AN PHÙ HỢP VỚI NHU CẦU NÀO?

Phú Lợi Vĩnh An phục vụ nhu cầu quà Tết số lượng lớn, thực phẩm – gia vị và các nhóm hàng có thể xây dựng thành phần quà dành cho công ty, công đoàn, nhà máy và doanh nghiệp.

Khách có thể gửi:

• Số lượng phần.
• Ngân sách/phần.
• Danh mục bắt buộc.
• Thương hiệu yêu cầu.
• Quy cách.
• Loại bao bì.
• Ngày cần hàng.
• Địa điểm giao.
• Số điểm nhận.
• Danh sách hồ sơ cần cung cấp.

Ví dụ:

“3.000 phần, ngân sách X đồng/phần, giao ba nhà máy, cần hàng trước ngày Y, yêu cầu báo giá chi tiết từng SKU.”

Thông tin như vậy giúp kiểm tra khả năng cung ứng nhanh hơn rất nhiều.

CÔNG TY TNHH VỊ NGỌT HAPPY

HOTLINE: 0932 083 578 – 0962 264 788

E: info@phuloivinhan.com

W: Phuloivinhan.com

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ THEO QUY TRÌNH HOWTO NHƯ THẾ NÀO?

HowTo: Quy trình chuẩn bị hồ sơ quà Tết công đoàn

1. Đọc toàn bộ yêu cầu

Xác định hình thức mua sắm, thời hạn và hồ sơ phải nộp.

2. Chốt danh mục hàng

Ghi đúng tên, thương hiệu và quy cách.

3. Kiểm nguồn hàng

Đảm bảo có khả năng cung cấp đủ số lượng.

4. Kiểm hồ sơ pháp lý

Chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu.

5. Làm bảng báo giá

Tách rõ giá hàng, bao bì và các chi phí liên quan nếu hồ sơ yêu cầu.

6. Chuẩn bị hồ sơ sản phẩm

Sắp xếp theo từng SKU để dễ kiểm.

7. Làm mẫu quà

Đúng cấu hình dự kiến cung cấp.

8. Chốt phương án bao bì

Hộp, túi, logo và thiệp.

9. Lập tiến độ

Ngày nhập hàng, đóng gói, QC và giao.

10. Lập phương án vận chuyển

Chia theo địa điểm và số kiện.

11. Kiểm hồ sơ lần cuối

Đối chiếu số liệu, tên hàng và chữ ký/dấu theo yêu cầu.

12. Nộp hồ sơ đúng hạn

Không để đến phút cuối.

13. Chuẩn bị thực hiện

Nếu được lựa chọn, khóa ngay nguồn hàng và lịch sản xuất.

14. Giao và nghiệm thu

Đối chiếu đúng mẫu và hồ sơ đã chốt.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ CÓ NHỮNG CÂU HỎI FAQPAGE NÀO?

FAQPage

Đấu thầu quà Tết công đoàn là gì?

Đấu thầu quà Tết công đoàn là cách gọi phổ biến cho quá trình lựa chọn đơn vị cung cấp quà Tết theo các yêu cầu về hàng hóa, giá, hồ sơ và năng lực thực hiện.

Quà Tết công đoàn nào cũng phải đấu thầu không?

Không thể mặc định như vậy. Hình thức mua phụ thuộc nguồn kinh phí, loại đơn vị, giá trị và quy định áp dụng.

Nhà cung cấp cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Thường gồm hồ sơ pháp lý, năng lực, sản phẩm, báo giá và phương án thực hiện theo yêu cầu cụ thể.

Có cần hồ sơ năng lực không?

Nếu bên mua yêu cầu thì cần. Với đơn lớn, hồ sơ năng lực cũng giúp thể hiện khả năng thực hiện.

Báo giá có cần tách từng sản phẩm không?

Nên làm theo mẫu yêu cầu. Nếu được phép, bảng chi tiết từng sản phẩm sẽ dễ đối chiếu hơn.

Có cần mẫu quà không?

Tùy yêu cầu, nhưng các đơn lớn rất nên có mẫu hoàn chỉnh trước khi đóng hàng loạt.

Có thể chào nhiều phương án quà không?

Có thể nếu hồ sơ cho phép phương án lựa chọn hoặc báo giá nhiều cấu hình.

Hạn sử dụng có quan trọng không?

Rất quan trọng vì phần quà chứa thực phẩm.

Có cần kiểm số lô không?

Với số lượng lớn, quản lý theo lô sẽ dễ kiểm hàng và truy xuất hơn.

Có được đổi thương hiệu sau khi đã trúng hoặc được chọn không?

Không nên tự ý thay đổi. Mọi thay đổi cần thực hiện đúng quy trình và được bên mua chấp thuận khi phù hợp.

Bao bì có tính trong giá không?

Phụ thuộc yêu cầu và báo giá. Cần ghi rõ.

Phí giao hàng có tính riêng không?

Tùy gói. Nên ghi rõ giao một điểm hay nhiều điểm.

Đơn 5.000 phần có cần dự phòng hàng không?

Nên có phương án dự phòng phù hợp để xử lý lỗi hoặc phát sinh.

Có nên chuẩn bị thêm vài phần hoàn chỉnh?

Có thể cân nhắc tùy điều kiện đơn hàng và yêu cầu của bên mua.

Quà cho công nhân nên chọn sản phẩm nào?

Thường ưu tiên các mặt hàng thiết thực như dầu ăn, nước mắm, đường, gia vị, bánh và đồ uống.

Có thể in logo công đoàn trên túi không?

Có thể nếu phương án được bên mua duyệt.

Đơn hàng giao nhiều nhà máy cần làm gì?

Nên chia lô, dán mã, lập bảng số lượng và giao theo từng điểm.

Có cần biên bản giao nhận không?

Với đơn doanh nghiệp, nên có hồ sơ giao nhận theo quy trình hai bên thống nhất.

Giá thấp nhất có chắc được chọn không?

Không thể kết luận chỉ dựa trên giá. Việc lựa chọn còn phụ thuộc các tiêu chí của hồ sơ và quy trình mua sắm áp dụng.

Nhà cung cấp nên chuẩn bị hồ sơ từ khi nào?

Càng sớm càng tốt, đặc biệt khi cần xin tài liệu từ nhiều hãng hoặc nhà phân phối.

ĐẤU THẦU QUÀ TẾT CÔNG ĐOÀN: HỒ SƠ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ CUỐI CÙNG CẦN NHỚ GÌ?

Đấu thầu quà Tết công đoàn: Hồ sơ và những điều cần chuẩn bị có thể gói gọn thành 10 việc:

1. Đọc đúng yêu cầu.
2. Chốt cấu hình quà.
3. Kiểm nguồn hàng.
4. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý.
5. Chuẩn bị hồ sơ sản phẩm.
6. Làm báo giá.
7. Chuẩn bị mẫu.
8. Lập tiến độ.
9. Lập phương án vận chuyển.
10. Kiểm lại hồ sơ trước khi nộp.

Nếu là đơn vài trăm phần, nguồn hàng còn tương đối dễ xoay.

Đến vài nghìn phần thì phải nhìn xa hơn.

Một phần có 7 món, 5.000 phần là 35.000 sản phẩm. Chỉ cần một mặt hàng gặp vấn đề là cả dây chuyền đóng quà có thể đứng lại.

Nói thật, phần khó của quà Tết công đoàn số lượng lớn không phải làm cho một hộp quà đẹp. Là làm 1.000, 3.000 hay 5.000 hộp đều giống mẫu, đủ món, hồ sơ khớp và xuất kho đúng ngày.

Vậy nên ngay từ lúc chuẩn bị hồ sơ đấu thầu quà Tết, nhà cung cấp nên xem nguồn hàng, chứng từ, mẫu quà, đóng gói và giao nhận là một quy trình thống nhất.

Phú Lợi Vĩnh An phục vụ nhu cầu quà Tết doanh nghiệp, quà Tết công đoàn, quà Tết công nhân, quà Tết số lượng lớn cùng các nhóm thực phẩm – gia vị phù hợp với doanh nghiệp và nhà máy.

CÔNG TY TNHH VỊ NGỌT HAPPY

HOTLINE: 0932 083 578 – 0962 264 788

E: info@phuloivinhan.com

W: Phuloivinhan.com